Narudžbe stižu u različitim oblicima
Kupac šalje PDF, drugi tablicu, a treći mijenja količinu u nastavku emaila. Prodajni tim treba prepoznati kupca, povezati njegove nazive artikala s vlastitim šiframa i provjeriti uvjete prije unosa u ERP. Krenemo od jednog takvog tijeka i uzoraka koje zaposlenici svakodnevno obrađuju.
Provjera prije otvaranja naloga
Ilustrativan proces izdvaja stavke iz dokumenta, uspoređuje ih sa šifrarnikom i priprema prijedlog narudžbe. Nepoznat artikl, druga mjerna jedinica ili odstupanje od dogovorene cijene izdvajaju se za zaposlenika. Dostupnost robe provjerava se u sustavu koji je za taj podatak mjerodavan, u trenutku dogovorenom s timom.
Izmjene, duplikati i odobravanja
Ponovno poslan privitak ne smije sam otvoriti novu narudžbu. Dogovaramo način prepoznavanja ponavljanja, obradu promjena i tko potvrđuje posebne uvjete. Kada je potrebna nabava, zahtjev može dobiti odgovornu osobu, rok i tijek odobrenja. AI ne odlučuje samostalno o popustima ili obvezama prema kupcu.
Povezivanje prodaje i poslovnih sustava
Prije integracije provjeravamo dostupna ERP, CRM ili skladišna sučelja, vlasništvo nad podacima i učestalost sinkronizacije. Prijenos treba imati status i zapis pogreške, tako da tim vidi što je potvrđeno, što čeka i što treba ponovno obraditi.
Što provjeravamo u pilotu?
Odaberemo vrstu narudžbe i skup kupaca s reprezentativnim iznimkama. Pratimo točnost stavki, vrijeme provjere i udio zahtjeva koji trebaju dopunu. Rezultat služi za odluku o širenju, uz dogovor o pohrani dokumenata, pravima pristupa i podršci.
