Poslovni procesi: kako prepoznati što se može automatizirati?
Gotovo svaka tvrtka ima zadatke koji se ponavljaju svaki dan.
Zaposlenici prenose podatke iz jednog sustava u drugi, obrađuju dokumente, pripremaju izvještaje, provjeravaju statuse i traže informacije potrebne za nastavak posla.
Dio tog rada je neizbježan. Dio se može pojednostaviti ili automatizirati.
Ključno je znati prepoznati razliku.
Koji su poslovni procesi dobri kandidati za automatizaciju?
Najprije potražite procese koji se često ponavljaju i imaju relativno jasna pravila.
Nekoliko znakova posebno je korisno.
Isti podaci unose se više puta
Ako zaposlenik podatke iz e-maila ili jednog poslovnog sustava ručno prepisuje u drugi, vrijedi provjeriti mogu li se sustavi povezati.
Velika količina vremena odlazi na dokumente
Narudžbe, računi, obrasci i drugi dokumenti često zahtijevaju čitanje, izdvajanje podataka i unos u poslovni sustav.
Dio takvog procesa moguće je automatizirati, dok zaposlenik provjerava nejasne ili osjetljive slučajeve.
Status posla provjerava se ručno
Ako zaposlenici moraju zvati kolege ili slati poruke kako bi saznali status narudžbe, radnog naloga ili drugog zadatka, proces možda nema dovoljno dobru digitalnu podršku.
Informacije su raspoređene kroz više sustava
ERP, CRM, Excel, e-mail i drugi alati mogu dobro obavljati svoje pojedinačne zadatke, ali problem nastaje kada zaposlenici ručno povezuju informacije između njih.
Tada integracija postojećih sustava može biti važnija od uvođenja još jedne aplikacije.
Što nije dobro automatizirati?
Nije svaki ručni zadatak problem.
Ako se određeni posao događa nekoliko puta godišnje, automatizacija može koštati više nego što donosi.
Slično vrijedi za procese koji se često mijenjaju ili zahtijevaju složene ljudske odluke.
Zato prije razvoja treba razumjeti:
- koliko se često proces izvršava
- koliko vremena zahtijeva
- koliko zaposlenika sudjeluje
- koliko često nastaju pogreške
- koliki je trošak postojećeg načina rada
Gdje se uklapa AI?
AI nije potreban za svaku automatizaciju.
Klasične integracije i poslovna pravila često su pouzdanije rješenje za strukturirane podatke i jasno definirane korake.
AI postaje zanimljiv kada proces uključuje nestrukturirane informacije, primjerice e-mailove, dokumente ili internu bazu znanja.
Često je najbolje rješenje kombinacija različitih tehnologija.
Krenite od jednog procesa
Digitalizacija ne mora započeti velikim projektom.
Odaberite jedan proces koji zaposlenicima redovito oduzima vrijeme, izmjerite kako danas funkcionira i procijenite postoji li jednostavniji način.
Ako rezultat opravdava ulaganje, isti pristup može se postupno primijeniti na druge dijelove poslovanja.
U MicroCacheu pomažemo tvrtkama analizirati poslovne procese i odabrati gdje automatizacija, integracija ili AI imaju praktičnog smisla.
