Kako mapirati poslovne procese prije digitalizacije?

Tvrtka želi digitalizirati poslovanje. Prva ideja često je pronaći novi softver, uvesti AI ili automatizirati postojeće zadatke.

Međutim, prije odabira tehnologije potrebno je razumjeti kako posao stvarno funkcionira.

Tu počinje mapiranje poslovnih procesa.

Što je mapiranje poslovnih procesa?

Mapiranje poslovnog procesa znači prikazati sve važne korake od početka do završetka određenog posla.

Uzmimo jednostavan primjer obrade narudžbe:

Kupac šalje narudžbu → zaposlenik provjerava podatke → podaci se unose u ERP → provjerava se dostupnost → narudžba se potvrđuje → pokreće se isporuka

Kod mapiranja nas ne zanima samo službena procedura.

Važno je otkriti što se događa u stvarnom radu:

  • Tko obavlja svaki korak?
  • Koji se podaci koriste?
  • U kojim sustavima zaposlenici rade?
  • Gdje se podaci ručno prepisuju?
  • Gdje se čeka na drugu osobu?
  • Gdje najčešće nastaju pogreške?

Upravo se u tim detaljima često nalaze najbolje prilike za digitalizaciju.

Zašto ne treba odmah krenuti s automatizacijom?

Ako automatiziramo loše organiziran proces, možemo samo brže izvršavati nepotrebne korake.

Primjerice, zaposlenik možda ručno prenosi podatke između dva sustava samo zato što ti sustavi nisu povezani.

Rješenje tada možda nije nova aplikacija niti AI.

Možda je dovoljna kvalitetna integracija postojećih sustava.

Zato je prvo potrebno razumjeti problem, a tek onda odabrati tehnologiju.

Kako mapirati proces?

Za početak odaberite jedan konkretan proces koji se često ponavlja.

Zatim zabilježite:

1. Što pokreće proces?

Narudžba kupca, novi upit, servisni zahtjev, dokument ili neki drugi događaj.

2. Koji su koraci?

Pratite proces od početka do kraja, uključujući ručne provjere i odobrenja.

3. Tko sudjeluje?

Odredite zaposlenike, odjele i vanjske sudionike uključene u proces.

4. Koji se sustavi koriste?

ERP, CRM, Excel, e-mail, dokumenti ili specijalizirane aplikacije.

5. Gdje nastaje nepotreban posao?

Posebno označite ponovni unos podataka, čekanje, ručno traženje informacija i korake koji često zahtijevaju ispravke.

Što nakon mapiranja?

Tek nakon što je postojeći proces jasan možemo odlučiti što napraviti.

Neki koraci mogu se ukloniti. Neki se mogu povezati integracijom. Neki se mogu automatizirati jednostavnim pravilima, dok AI može imati smisla kod rada s dokumentima i drugim nestrukturiranim informacijama.

Cilj digitalizacije nije koristiti što više tehnologije.

Cilj je napraviti jednostavniji i učinkovitiji poslovni proces.

U MicroCacheu analiziramo postojeće poslovne procese i pomažemo tvrtkama prepoznati gdje digitalizacija, automatizacija i integracija postojećih sustava mogu donijeti stvarnu vrijednost.