Kako automatizirati narudžbe koje stižu e-mailom i u PDF-u?

Kako automatizirati narudžbe koje stižu e-mailom i u PDF-u?

Mnoge tvrtke još uvijek primaju narudžbe kupaca putem e-maila, često u obliku PDF dokumenata, Excel tablica ili običnog teksta u poruci.

Zaposlenik otvara narudžbu, pronalazi kupca i proizvode, provjerava podatke te ih ručno unosi u ERP ili drugi poslovni sustav.

Ako se to događa povremeno, takav način rada možda nije problem. Međutim, kod desetaka ili stotina narudžbi isti postupak može oduzimati značajnu količinu vremena i povećati mogućnost pogreške.

Što se može automatizirati?

Sustav za obradu dokumenata može automatski pratiti dolazne narudžbe i izdvojiti podatke kao što su:

• podaci o kupcu
• nazivi i šifre proizvoda
• količine
• podaci za dostavu
• broj narudžbe
• dodatne napomene

Izdvojeni podaci zatim se mogu provjeriti prema postojećim poslovnim podacima i pripremiti za unos u ERP, CRM ili drugi interni sustav.

Zaposlenik i dalje može ostati dio procesa. Umjesto ručnog prepisivanja svakog podatka, provjerava pripremljenu narudžbu, ispravlja eventualne nepravilnosti i odobrava je.

Kako bi takav proces mogao izgledati?

1. Narudžba stiže e-mailom

Kupac šalje e-mail s PDF narudžbenicom.

2. Sustav obrađuje narudžbu

Iz e-maila i priloženih dokumenata izdvajaju se potrebni podaci.

3. Podaci se provjeravaju

Šifre proizvoda, podaci o kupcu, količine i ostala polja mogu se usporediti s podacima iz postojećih sustava.

4. Nejasni slučajevi izdvajaju se za provjeru

Ako proizvod nije moguće pouzdano prepoznati ili neki podatak nedostaje, narudžba se šalje zaposleniku na provjeru umjesto da sustav pretpostavlja odgovor.

5. Zaposlenik odobrava narudžbu

Nakon provjere podaci se mogu prenijeti u postojeći poslovni sustav.

Cilj nije nužno ukloniti zaposlenika iz procesa, nego ukloniti nepotreban ručni posao.

Treba li mijenjati postojeći ERP?

U pravilu ne.

Automatizacija se često može izgraditi oko sustava koje tvrtka već koristi. Ovisno o dostupnim mogućnostima, povezivanje se može napraviti putem API-ja, integracije s bazom podataka, uvoza datoteka ili drugih podržanih sučelja.

To je posebno korisno tvrtkama koje već imaju funkcionalan poslovni softver, ali između pojedinih sustava još uvijek postoje ručni koraci.

Gdje AI može pomoći?

AI može biti koristan kada dokumenti koji stižu nemaju uvijek istu strukturu.

Klasična automatizacija vrlo dobro funkcionira kada se svaki podatak uvijek nalazi na istom mjestu. Stvarne narudžbe kupaca često nisu toliko predvidljive.

AI može pomoći u razumijevanju različitih formata dokumenata i nestrukturiranog teksta.

Važne poslovne informacije ipak treba provjeravati prema pouzdanim podacima tvrtke. Sustav ne bi trebao izmišljati šifru proizvoda, cijenu ili uvjete isporuke kada pouzdana informacija nije dostupna.

Kada ovakva automatizacija ima smisla?

Najveću vrijednost ima kada se isti ručni postupak često ponavlja.

Prije implementacije preporučujemo izmjeriti:

• koliko se narudžbi obrađuje mjesečno
• koliko vremena zaposlenici troše po narudžbi
• koliko često dolazi do ispravaka
• koji sustavi sudjeluju u procesu
• koji koraci zahtijevaju ljudsku odluku

Na temelju toga moguće je procijeniti ima li automatizacija ekonomskog smisla prije razvoja većeg rješenja.

Počnite od procesa, a ne od tehnologije

Prvo pitanje ne bi trebalo biti: "Gdje možemo koristiti AI?"

Bolje pitanje je:

Koji se ponavljajući poslovi svaki tjedan obavljaju ručno?

Ponekad je pravo rješenje AI. Ponekad je dovoljna kvalitetna integracija između dva postojeća sustava. Često je najbolji rezultat kombinacija oba pristupa.

U MicroCacheu analiziramo postojeće poslovne procese i tražimo mjesta na kojima automatizacija ili integracija sustava može smanjiti ručni rad bez nepotrebne zamjene softvera koji već dobro funkcionira.