Najveća korist nije uklanjanje papira

Sama zamjena papira ekranom nije digitalizacija poslovnog procesa.

Prava korist nastaje kada informacije mogu prolaziti kroz različite korake poslovanja bez ponovnog ručnog unosa.

Na primjer:

Zahtjev kupca → Radni nalog → Serviser → Završeni rad → Fakturiranje

Ako zaposlenik u svakom koraku mora ponovno prepisivati iste podatke, proces je samo djelomično digitaliziran.

Može li se povezati s postojećim poslovnim softverom?

U mnogim slučajevima može.

Uvođenje digitalnih radnih naloga ne znači nužno zamjenu postojećeg ERP-a, CRM-a ili računovodstvenog sustava.

Često je bolje novi proces povezati sa sustavima koje tvrtka već koristi.

Primjerice, podaci o kupcu mogu dolaziti iz CRM-a, podaci o proizvodima i opremi iz ERP-a, a informacije o završenom poslu mogu se vratiti u odgovarajući sustav radi daljnje obrade.

Mogućnosti ovise o postojećem softveru i dostupnim načinima integracije.

Gdje mogu pomoći automatizacija i AI?

Nije za svaki korak potreban AI.

Za dodjeljivanje zadataka, promjene statusa, slanje obavijesti ili prijenos strukturiranih podataka između sustava često su dovoljne klasične automatizacije i integracije.

AI postaje korisniji kada zaposlenici rade s nestrukturiranim informacijama.

Primjerice, može pomoći sažeti dužu povijest servisiranja ili pronaći relevantne informacije u tehničkoj dokumentaciji.

Tehnologiju treba odabrati prema problemu koji se rješava, a ne uvoditi AI samo zato što je dostupan.

Kada razmotriti digitalne radne naloge?

Dobar početak je potražiti procese u kojima:

  • zaposlenici iste podatke unose više puta
  • često traže informacije koje nedostaju
  • papirnata dokumentacija putuje između različitih lokacija
  • voditelji nemaju jednostavan pregled trenutačnog statusa poslova
  • završeni rad treba ručno pripremati za sljedeći poslovni proces

Prije razvoja rješenja potrebno je sagledati postojeći proces od početka do kraja.

Tek tada se može odrediti koje korake ima smisla digitalizirati, automatizirati ili povezati s postojećim sustavima, a koje ostaviti nepromijenjenima.

U MicroCacheu pomažemo tvrtkama analizirati takve procese te razvijamo integracije i digitalna rješenja prilagođena sustavima koje već koriste.