Automatizacija poslovnih procesa: što se isplati automatizirati?
Automatizacija poslovnih procesa ne znači da svaku ručnu aktivnost treba zamijeniti softverom ili umjetnom inteligencijom.
Pravo pitanje je jednostavnije:
Koji procesi zaposlenicima redovito oduzimaju vrijeme, a mogu se izvoditi jednostavnije?
Gdje prvo tražiti prilike?
Dobri kandidati za automatizaciju često imaju nekoliko zajedničkih karakteristika.
Ponavljajući unos podataka
Zaposlenik prima podatke e-mailom, u dokumentu ili jednom sustavu i zatim ih ručno prenosi u drugi.
Primjer može biti unos narudžbi kupaca u ERP.
Ako se takav posao obavlja desetke puta dnevno, vrijedi provjeriti može li se dio procesa automatizirati ili sustavi izravno povezati.
Ručna obrada dokumenata
Narudžbe, obrasci, izvještaji i drugi dokumenti često prolaze kroz sličan postupak:
dokument → čitanje → izdvajanje podataka → provjera → unos u sustav
Dio tih koraka moguće je automatizirati, dok zaposlenik ostaje odgovoran za provjeru nejasnih ili važnih slučajeva.
Prebacivanje između nepovezanih sustava
ERP, CRM, webshop i drugi poslovni alati mogu pojedinačno dobro funkcionirati, ali zaposlenici između njih često ručno prenose informacije.
U takvoj situaciji integracija postojećih sustava može biti korisnija od razvoja još jedne aplikacije.
Ručno praćenje statusa
Ako zaposlenici koriste pozive, poruke i Excel kako bi saznali gdje se određeni posao nalazi, digitalni tijek rada može omogućiti jasniji pregled statusa i odgovornosti.
Digitalni radni nalozi jedan su primjer takvog procesa.
Kako procijeniti isplati li se automatizacija?
Prije razvoja izmjerite postojeći način rada.
Za odabrani proces zabilježite:
- koliko se puta mjesečno izvršava
- koliko vremena zaposlenik prosječno potroši
- koliko ljudi sudjeluje
- koliko često nastaju pogreške ili ponovni rad
- koje sustave i dokumente proces koristi
Ako proces traje 15 minuta, ali se izvršava samo nekoliko puta godišnje, automatizacija vjerojatno nije prioritet.
Ako se isti zadatak ponavlja stotinama puta mjesečno, situacija može biti potpuno drugačija.
Automatizacija ne znači nužno AI
Za povezivanje strukturiranih podataka često su dovoljni API integracija, poslovna pravila ili postojeće mogućnosti poslovnog softvera.
AI ima više smisla kada proces uključuje e-mailove, dokumente, slobodan tekst ili druge informacije koje nije jednostavno obraditi klasičnim pravilima.
Najbolje rješenje može kombinirati više pristupa.
Počnite s jednim mjerljivim procesom
Umjesto velike inicijative koja pokušava automatizirati cijelu tvrtku, odaberite jedan proces s jasnim problemom.
Izmjerite postojeće stanje, napravite ograničeno rješenje i usporedite rezultate.
Ako korist opravdava trošak implementacije i održavanja, automatizaciju možete postupno proširivati na druge procese.
U MicroCacheu pomažemo tvrtkama analizirati postojeće procese i odrediti gdje automatizacija, integracija ili AI imaju poslovnog smisla.
